MATERI 1 BASIS DATA

Materi-1 : MEMBUAT TABEL MS. ACCES

A.    Tujuan

Dengan mengikuti perkuliahan ini mahasiswa diharapkan mampu :

1.   Mengenal dan memahami Microsoft Access

2.   Mengenal tipe data

3.   Mengidentifikasi key

4.   Mendefenisikan struktur tabel dan membuat table berdasarkan struktur

5.   Mengenal record dan meng-entry-kan data

B.    Alat dan Bahan

1.   Personal Komputer

2.   Aplikasi Microsoft Access

C.    Teori

1.   Mengenal Konsep Database Dalam MS. Access

Database merupakan suatu wadah untuk mengelolah data mencakup sejumlah tabel dan berbagai objek yang terkait dengan pengelolaan data. Objek selain tabel ini dapat berupa formulir (form), query, laporan (report), halaman (page), makro, dan modul. Berikut adalah penjelasan singkat tentag objek-objek tersebut.

a)   Table, sebuah tabel merupakan kumpulan data (nilai) yang diorganisasikan ke dalam baris (record) dan kolom (field). Masing-masing kolom memiliki nama yang spesifik dan unik.

b)   Formulir, adalah tampilan atau antarmuka yang memudahkan dalam memasukkan data atau menyajikan informasi.

c)   Query, adalah suatu bentuk memperoleh informasi dari database.

d)   Laporan, adalah dokumen yang digunakan untuk menyajikan informasi dari database.

e)   Halaman, adalah objek yang memungkinkan pengaksesan informasi dari database ke dalam bentuk halaman web.

f)    Makro, berisi kumpulan kode yang digunakan untuk mengotomasikan suatu tindakan tertentu dengan sekali langkah.

g)   Modul, adalah program yang ditulis dengan menggunakan VBA (visual basic for applications) yang ditujukan untuk memperluas fungsi sebuah database.

2.   Komponen Dasar Database

Dalam membuat database (basis data) harus memiliki komponen dasar. Agar terciptanya basis data maka hal yang diperhatikan adalah tersedianya:

1.   Data, merupakan representasi fakta dunia nyata yang mewakili suatu objek yang direkam dalam bentuk angka, huruf, symbol, teks, gambar, bunyi atau kombinasinya.

2.   Hardware, terdiri dari semua peralatan perangkat keras komputer yang digunakan untuk mengelola sistem basis data berupa: peralatan penyimpanan (disk, drum, tape), peralatan input dan output, atau peralatan komunikasi.

3.   Software, sebagai perantara antara pemakai dengan data fisik pada basis data, dapat berupa: Database Management System (DBMS) atau program-program aplikasi dan prosedur-prosedur.

4.   User (Pemakai), terbagi menjadi 4 klasifikasi, yaitu:

·         System Engineer Tenaga ahli yang bertanggung jawab atas pemasangan sistem basis data, dan juga mengadakan peningkatan dan melaporkan kesalahan dari sistem tersebut kepada pihak penjual.

·         Administrator Basis Data Tenaga ahli yang mempunyai tugas untuk mengontrol sistem basis data secara keseluruhan, meramalkan kebutuhan akan sistem basis data, merencanakannya dan mengaturnya.

·         Programmer Membuat program aplikasi yang diperlukan oleh pemakai akhir dengan menggunakan data yang terdapat dalam sistem basis data.

·         Pemakai Akhir Tenaga ahli yang menggunakan data untuk mengambil keputusan yang diperlukan untuk kelangsungan usaha.

4.     Menggunakan Aplikasi Database Microsoft Office Access

1) Memulai Menggunakan MS. Acces

Microsoft Access merupakan program aplikasi database yang digunakan untuk merancang, membuat dan mengelola database secara mudah dan cepat. Dalam MS Acces Database terdiri dari : Tables, Forms, Reports.

Langkah-langkah untuk memulai menggunakan aplikasi MS. Acces sebagai berikut:

·         Pilih All Programs,

·         Pilih Microsoft Office,

·         Klik Microsoft Office Access, maka tampilan awal lembar kerja MS Acces seperti gambar dibawah ini,

2) Mengenal Elemen Dasar pada MS. Access

Untuk mengenal bagian-bagian MS. Acces, gambar berikut ini merupakan tampilan awal aplikasi MS. Acces.

Halaman Getting Started With Microsoft Office Access

Keterangan bagian-bagian MS. Acces

No	Elemen	Keterangan
1	Office Button	Tombol yang menampung perintah menu yang sering digunakan dalam access antara lain; New, Open, Save, Save as, Close, Database dan perintah lainya. ·   New: Untuk membuat sebuah database baru. ·   Open: Untuk membuka database yang pernah Anda buat sebelumya. ·   Save: Untuk menyimpan secara langsung database anda. ·   Save As: Untuk menyimpan database Anda menjadi berbagai format database lainnya/versi Microsoft Access sebelumnya (2000, 2003 dan ) ·   Print: Fasilitas untuk mencetak database yang telah Anda buat. Terdapat tigapilihan yakni Print (mencetak dengan sebelumnya menentukan properti-properti printer dan halaman yang akan dicetak), Quick Print (mencetak database secara langsung tanpa melakukan perubahan property-properti pada printer) dan Print review (untuk mengatur sebelum database dicetak). ·    Manage: ini merupakan fasilitas untuk mengatur database yang telah kita buat. Terdapat tiga pilihan: compact and repair database (untuk melakukan maintenance atau juga merepair), Back up Database (fasilitas untuk membackup database untuk mencegah terjadinya kehilangan data), Database Properties (dari fasilitas ini akan memunculkan kotak dialog yang dimana anda dapat menentukan properties pada database yang sedang anda buat). ·   Email: fasilitas ini memundahkan anda dalam mengirimkan database melalui email. ·   Publish: fasilitas ini digunakan setelah database yang anda buat telah selesai atau final. T erdapat dua pilihan didalamnya, Document Management Server, (anda dapat menaruh dokumen/database ini di server sehingga dapat dengan mudah untuk diakses maupun dibagi ke user lainnya), Package and Sign (ini digunakan untuk memberikan digital signature pada package database yang telah anda buat). ·   Close database: untuk keluar dari database.
2	Quick Access ToolBar	Kumpulan tombol untuk melaksanakan suatu perintah tertentu dalam mengoprasikan Access .misal; Save, Undo, Redo.
3	Title Bar	Berfungsi untuk menempilkan nama dari jendela program tersebut, selain itu berfungsi untuk memilih posisi jendela program tersebut.
4	Minimize Tool	Untuk meminimalkan jendela program Access sehingga tampilan berubah menjadi sebuah ikon yang diletakan pada taskbar Windows XP.
5	Maximixe Tool	Berfungsi untuk memaksimalkan ukuran jendela program, sehingga tampilanya memenuhi layar monitor.
6	Close Tool	Berfungsi untuk menutup jendela atau keluar dari program Access
7	Status Bar	Digunakan untuk menampilkan status aktif dari lembar kerja program Access misalnya; Caps Lock, Num Lock, Scroll Lock.
8	Histori	Berisi daftar database yang baru-baru ini dibuka. Dalam Microsoft Access , anda tidak menjumpai deretan menu pada menu bar. Karena dalam program Access , menu bar sudah digantikan dengan tampilan tab yang didalamnya terdapat grupgrup. Dalam masing-masing grup terdapat beberapa tombol perintah, seperti terlihat dalam gambar berikut ini.

Meskipun tidak menampilkan menu bar anda dapat menggunakan/menekan tombol dialog yang terdapat pada masing-masing grup atau dapat juga menggunakan Shortcut Menu (menu popup) juga dengan menggunakan Shortcut Key (misal: Ctrl +S) .

3) Membuat database

Langkah-langkah untuk membuat database :

·         Klik New Blank Database

·         Tentukan lokasi penyimpanan database yang akam dibuat

·         Klik Create

·         Maka akan tampil lembar kerja membuat tabel database, seperti gambar dibawah ini,

     

4)   Pemeliharaan Database

Pemeliharaan database mutlak dilakukan untuk menjaga database update, mundur, dan aman. Administrasi database memiliki kompetensi dalam perancangan database secara fisik termasuk didalamnya adalah menjaga keamanan database, pemeliharaan, perbaikan kinerja database, penyalinan dan pemulihan serta berbagai hal berkaitan dengan maintenance database.

Dalam pemeliharaan database dapat dibagi menjadi 2 wilayah fungsional, diantaranya : Preventive maintenance adalah suatu pengamatan secara sistematik disertai analisis teknis-ekonomis untuk menjamin berfungsinya suatu peralatan produksi dan memperpanjang umur peralatan yang bersangkutan. Tujuan preventive maintenance adalah untuk dapat mencapai suatu tingkat pemeliharaan terhadap semua peralatan produksi agar diperoleh suatu kualitas produk yang optimum. Corrective maintenance tidak hanya berarti memperbaiki tetapi juga mempelajari sebab-sebab terjadinya kerusakan serta cara-cara mengatasinya dengan cepat, tepat dan benar sehingga tercegah terulangnya kerusakan yang serupa. Dalam pemeliharaan database diperlukan seorang database administrator. Fungsi database administrator ini mencakup standar-standar dan prosedur-prosedur yang ditentukan oleh DBA (Database Administration), mencakup pemaksaan standar pemograman, penentuan standard dan kualitas data, kebijakan serta prosedur operasional database.

Sebelum membuat database, sebaiknya direncanaan keamanan data yang komprehensif akan mencakup penetapan kebijakan-kebijakan dan prosedur-prosedur, perlindungan fisik serta pengolahan perlindungan perangkat lunak. Untuk pengelolaan/maintenance keamanan database mencakup : 1) View, 2) Aturan Otorasi, 3) Prosedur yang didefinisikan pengguna, 4) Prosedur Enkripsi, 5) Skema Otentikasi, 6) Back-up, Penjadwalan, Recovery, Checkpoint

Untuk menjaga database dari berbagai ancaman yang dapat merusak bahkan mengubahnya. Beberapa ancaman-ancaman harus dikenali dalam perencanaan keamanan data yang komperenhensif sebagi berikut:

a)    Kehilangan yang tidak disengaja termasuk kesalahan manusia, perangkat lunak serta perangkat keras

b)    Pencurian

c)    kehilangan privacy

d)    kehilangan integritas data

e)    kehilangan ketersedian data

5) Mengakhiri Menggunakan Access

Setelah selesai membuat database, sebelum mengakhirinya sebiaknya untuk menyimpan terbih dahulu dengan meng-klik tombol SAVE atau dengan menekan tombol CTRL+S dari keyboard, lalu untuk mengakhiri MS. Acces meng-klik tombol CLOSE yang terdapat pada pojok kanan aplikasi MS. Acces atau dengan menekan tombol ALT+F4 dari keyboard.

6)   Identifikasi Tabel

Secara spesifik database merupakan kumpulan dari beberapa tabel yang terintegrasi menjadi satu kesatuan yang saling berhubungan. Tabel merupakan kumpulan dari beberapa record dan fields. fields adalah atribut yang dimiliki oleh suatu tabel. Sedangkan record adalah isian data yang dimiliki oleh tabel.

7) Membuka suatu database

Untuk membuka kembali suatu database, klik nama database yang tercantum pada Open Recent Database. Contoh keadaan Open Recent Database dapat dilihat pada gambar berikut:

Bila tidak terdapat pada Open Recent Database, anda bisa melakukan langkah berikut:

·         Klik pada Office Button

·         Pilih Open

·         Pilih file database

·         Lalu klik button seperti terlihat pada Gambar 4.3 seperti berikut.

D.   LANGKAH KERJA

1)  Aktifkan Ms Acces 2007

2)  Buatlah database dengan nama : dbkampus

3)  Tabel

Tabel adalah kumpulan data yang tersusun aturan tertentu. Secara fisik, table berupa grid yang terdiri atas baris dan kolom. Baris menunjukkan record dan kolom menunjukkan field data. Pada saat membuat databse dalam Ms. Access, secara otomatis membuat sebuah tabel baru. Untuk melengkapi tabel tersebut dapat dilakukan sesuai kebutuhan. Sebagai contoh, buatlah nama Biodata Mahasiswa, untuk membuatnya ikutilah langkah-langkah berikut ini.

1.   Secara otomatis aplikasi MS. Acces membuat tabel. Untuk melengkapi tabel tersebut ikutilah langkah-langkah dibawah ini.

a.    Klik ganda pada judul ID, ketikkan No.ID.

b.    Klik ganda pada Add New Filed untuk menambahkan field baru.

c.    Lakukan penambahan field Nama, Tgl_lahir Alamat dan Kota.

d.   Untuk menyimpan field-field yang telah saudara tentukan, klik tombol office dan kemudian pilih Save. Akan muncul kotak dialog seperti gambar berikut.

e.    Ketikkan Teman pada kotak Table Name sehingga menjadi seperti gambar berikut.

     

f.     Klik tombol OK

g.   Klik CLOSE di sebelah kanan Teman untuk menutup pendesain tabel. Keberadaan tabel Teman dapat dilihat pada panel kiri.

    

4)  Tipe data

Tipe data dalam MS. Acces terdiri dari Text, Memo, Number, Date/Time, Currency, AutoNumber, dan Yes/No. Berikut penjelasan tentang tipe data dalam MS. Acces.

Text	:	Merupakan tipe data yang sering digunakan (Alfabetic dan Numeric) dengan Panjang maksimumnya 255
Number	:	Hanya digunakan untuk menyimpan data numerik
Date/Time	:	Digunakan untuk menyimpan nilai tanggal dan jam. Panjang maksimumnya 8 karakter
Memo	:	Mampu menampung nilai sampai 65535 karakter
Currency	:	digunakan untuk menentukan nilai mata uang
AutoNumber	:	Berisi angka urut yang sudah di tetapkan oleh Access yang muncul secara otomat is dan nilainya tidak dapat diubah
Yes/No	:	Berisi dua nilai saja yaitu Yes/No atau True/ false dan On/Off
OLE Object	:	Digunakan untuk eksternal objek. Misalnya gambar,suara, dan sebagainya
Hyperlink	:	Gabungan dari Text dan Numerik yang disimpan dalam bentuk Text, digunakan untuk menautkan ke situs web
Lookup Wizard	:	Untuk memilih sebuah nilai dari tabel lain atau List Box atau Combo Box

5)  Kunci Primer (Primary Key)

Kunci primer adalah sebuah field yang bersifat unik, dimana data dari field tersebut tidak boleh sama. Kunci primer digunakan untuk membedakan antara record / data yang satu dengan yang lain, seperti NIS, NIP, Kode, karena didalam data bisa dimungkinkan orang bisa mempunyai nama dan alamat yang sama maka untuk membedakan diber ikan field yang bersifat unik.

6)   Mengatur Field dan Tipe Data

Untuk melakukan pengaturan field pada tabel Teman dengan ketentuan sebagai beikut :

Field	Tipe Data	Ukuran
No_ID	AutoNumber	-
Nama	Text	35
Tanggal_lhr	Date/Time
Alamat	Text	60
Kota	Text	20

Langkah-langkah untuk mengatur field dengan ketentuan diatas adalah :

·         Letakkan penunjuk mouse pada posisi seperti gambar berikut.

·         Klik tombol kanan mouse dan klik pada Design View. Maka tampilan seperti berikut.

·         Mengingat No_ID Data Type berupa AutoNumber, penyetelan tidak perlu dilakukan

·         Untuk field Nama, ubah tipe data pada Data Type pilih Text dan pada Field Size ketik ukuran 35.

·         Untuk field Tanggal_lhr, ubah tipe data pada Data Type pilih Date/Time.

·         Untuk field Alamat, ubah tipe data pada Data Type pilih Text dan pada Field Size ketik ukuran 60.

·         Untuk field Kota, ubah tipe data pada Data Type pilih Text dan pada Field Size ketik ukuran 20.

E.   EVALUASI

1.   Buatlah database : DBKampus dengan struktur table sebagai berikut :

Tabel		Nama Field	Type Data	Ukuran
Mahasiswa	1	NIM	Number	Byte
	2	Nama	Text	30
	3	TempatLahir	Text	30
	4	TanggalLahir	Date/Time	Medium Date
	5	Agama	Text	20
	6	Jenis Kelamin	Yes/No
	7	Alamat	Text	50
Matakuliah	1	Kode_MK	Text	6
	2	Nama_MK	Text	30
	3	SKS	Number	Byte
	4	Semester	Text	4
	5	Pilihan	Yes/No
Dosen	1	KodeDosen	Text	16
	2	NID	Text	20
	3	NamaDosen	Text	20
	4	Jurusan	Text	20
	5	Spesialis	Text	20
	6	Alamat	Text	30
Jadwal	1	KodeDosen	Text	4
	2	Kode_MK	Text	6
	3	Hari	Text	6
	4	Jam	Text	5
	5	Lokal	Text	5
KRS	1	NIM	Text	10
	2	Kode_MK	Text	6
	3	Nilai	Text	1
	4	TanggalLulus	Date/Time	Medium Date
KHS	1	NIM	Text	10
	2	Kode_MK	Text	6
	3	KodeDosen	Text	4
	4	Nama_MK	Text	30
	5	Semester	Text	4
	6	SKS	Number	4
	7	Nilai	Text	1
	8	IPK	Text

2.   Isi setiap tabel dengan data minimal 5.