MATERI 2 : BASIS DATA

MATERI 2 : RELATIONSHIPS DAN QUERY

A.    Tujuan

Dengan mengikuti perkuliahan ini mahasiswa diharapkan mampu :

1.     Menetapkan relantionship

2.     Mengenal dan memahami query pada database

3.     Membuat query

4.     Membuat query berdasarkan criteria dan parameter

B.    Alat dan Bahan

1.   Personal Komputer

2.   Aplikasi Microsoft Access

C.    Teori

1.    Relationship

Database dengan kapasitas kecil cukup menggunakan sebuah table saja, dan lazim disebut dengan Flat-File Database. Contohnya adalah apikasi spreadsheet Ms. Excel. Sedangkan untuk suatu system database yang baik dan handal, organisasi data harus melibatkan lebih dari satu table; Dan seluruh table tersebut harus saling berhubungan, untuk itu mutlak adanya suatu relationship (relasi).

Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam pembuatan relasi antar table, diantaranya :

1.   Filed yang dihubungkan harus merupakan primary key dan memiliki jenis data yang sama

2.   Tabel yang dihubungkan harus merupakan table Ms. Access, jika tidak maka table tersebut harus diubah formatnya.

Kunci relasi diperlukan dalam rangka untuk pengaksesan data dari relasi atau untuk menyusun kerelasian antar relasi. Kunci relasi merupakan satu atau gabungan atribut yang bersifat unik yang dapat digunakan untuk mengidentifikasi/membedakan setiap record dalam relasi. Dengan demikian, kunci relasi harus bersifat unik, artinya nilai-nilai elemen data/entri aatribut yang digunakan sebagai kunci relasi tidak boleh ada yang sama untuk seluruh record dalam relasi.

Langkah-langkah membuat relasi adalah sebagai berikut,

a.     Aktifkan file database DBKampus

b.     Klik Tab Database Tools – klik Relationships

c.     Double klik semua nama tabel yang ada atau klik nama tabel – klik Add

d.     Jika sudah selesai klik Close

e.     Maka hasilnya :

f.     Buat relasi antar tabel seperti terlihat pada gambar berikut

2.    Query pada MS. Access

Query merupakan objek yang berfungsi untuk menampilkan, mengubah, dan menganalisa data. Secara bahasa QUERY berarti peermintaan, dalam konteks Ms. Access query adalah permintaan atas data yang ada pada database sesuai dengan informasi yang diinginkan.

Manfaat query :

1.   Dapat menampilkan data-data tertentu pada suatu tabel. Misalnya pada tabel mahasiswa (contoh tabel-tabel database akademik yang dibuat pada praktikum), Misalnya: ingin menampilkan data mahasiswa yang lahir di Kota Medan saja.

2.   Dapat menampilkan data dari dua tabel atau lebih dengan syarat antar tabel tersebut ada relasi. Misalnya, pada tabel jadwal Anda ingin menampilkan siapa nama dosen pada tabel Dosen dan nama mata kuliah terdapat pada tabel Dosen dan MataKuliah. Hal ini dimungkinkan karena tabel Jadwal, Dosen dan MataKuliah saling berhubungan (berelasi).

3.   Dapat melakukan proses perhitungan (fungsi-fungsi matematis).

Beberapa fasilitas pada query setup

Selama membuat query, ada ada beberapa tindakan yang kadangkala kita perlukan, seperti menyisipkan kolom atau menghapus kolom. Nah, pada tab design tersedia sejumlah fasilitas yang dikemas dalam kelompok Query Setup, yang memudahkan tindakan-tindakan seperti itu. Berikut ini penjelasannya.

	berguna untuk menampilkan tabel
	untuk menyisipkan kolom dalam pendesain query
	untuk menghapus kolom dalam pendesain query
	untuk menyisipkan baris dalam pendesain query
	untuk menghapus baris dalam pendesain query
	menampilkan jendela expression builder (fasilitas pembentuk ekspresi atau mempermudah penulisan rumus).
	untuk membatasi jumlah record yang ditampilkan. All berarti semua.

          Menyimpan query

Untuk menyimpan query yang dibentuk melalui query wizard, lakukan langkah berikut.

·         Klik Office Button

·         Klik save

Dengan cara seperti itu maka query akan disimpan dengan nama sesuai dengan judul query. Gambar berikut memperlihatkan hasil penyimpanan query.

Ada dua cara untuk melakukan query, yaitu dengan menggunakan query wizard dan query design. Query wizard menyediakan langkah yang telah terprogram dalam membuat query, sedangkan Query Design memberikan keleluasaan bagi pemakai dalam membuat query. Sebagai latihan membuat query dengan menggunakan Simple Query Wizard.

1)  Menggunakan Simple Query Wizard

Guna memahami pemakaian query wizard, marilah kita praktikkan untuk menghasilkan informasi yang berisi data nama, alamat, dan kota yang diambil dari tabel Teman. Langkah yang perlu dilakukan adalah sebagai berikut:

·      Pastikan database daftar teman telah terbuka

·      Klik tab 

·      Klik  hingga akan muncul kotak dialog seperti berikut

·      Biarkan Simple query wizard terpilih dan kemudian klik OK sehingga isi kotak dialog berubah menjadi seperti berikut.

·      Pilih Table: Teman pada kotak kombo Tables/Queries sehingga hasilnya seperti berikut.

·      Klik pada Nama dan kemudian klik >

·      Klik pada Alamat,lalu klik  >

·      Klik pada Kota, lalu klik > hasil sementara diperlihatkan pada gambar berikut.

·      Klik

 sehingga muncul hasilnya seperti berikut

·      Gantilah judul query yang semula berupa Teman Query menjadi Daftar Alamat Teman.

·      Klik

 Perhatikan bahwa hanya nama, alamat dan kota yang ditampilkan sesuai dengan permintaan kita.

2)  Membuat query dengan query design

Membuat query yang sederhana dengan menggunakan Query Design.

·         Klik pada  

 Yang terdapat pada tab create akan muncul dialog seperti berikut.

·         Klik pada Teman dan kemudian klik Add

·         Tutup kotak dialog di atas dengan mengklik Close akan dijumpai hasil seperti berikut.

·         Klik pada  yang terletak di kanan judul Field:

·         Pilih Nama: diperoleh hasil seperti berikut

·         Klik pada sel di sebelah kanan sel yang berisi Nama.

·         Klik pada  yang terletak pada sel tersebut.

·         Pilih Alamat. Diperoleh hasil seperti berikut.

·         Tutuplah halaman query. Akan muncul kotak dialog seperti berikut

·         Klik Yes untuk menyimpan. Akan muncul kotak dialog seperti berikut.

·         Ganti Query1 dengan Query Temanku.

·         Klik Ok Dengan cara seperti ini, Query Temanku telah tercipta.

·         Untuk mengetahui hasilnya, klik ganda pada query tersebut. Hasilnya seperti berikut.

D.    EVALUASI

1.   Buatlah relasi antar tabel dari DBKampus

2.   Butlah Query untuk :

a.    Menampilkan mahasiswa berdasarkan jurusan

b.    Menampilkan mahasiswa yang mengikuti satu mata kuliah tertentu

c.    Menampilkan dosen dengan spesialis tertentu

d.   Menampilkan jadwal mata kuliah

e.    Menampilkan nilai.